Customer Story Biofrusan

Kundenzitat:

  "Die Einführung von Agriplace revolutionierte unser Compliance-Management. Mit der Plattform konnten wir nicht nur eine beeindruckende Zeitersparnis von etwa 70% erreichen, sondern auch eine bedeutende Effizienzsteigerung in der täglichen Überprüfung von Dokumenten und der Vorbereitung auf Audits. Die Agriplace-Plattform hat sich als ein unverzichtbares Tool erwiesen, das nicht nur die Komplexität unserer Prozesse reduziert, sondern auch zu einem sichereren und positiveren Audit-Erlebnis beigetragen hat."  - Kristina Betke, Quality Assurance Manager

Herausforderung: 

“Vor der Einführung von Agriplace standen wir vor Herausforderungen im Compliance-Management. Die Verwaltung von Informationen zur Einhaltung der Vorschriften durch Lieferanten erwies sich als komplex. Die Nutzung von Excel-Tabellen zur Verfolgung von Ablaufdaten war ineffizient, ebenso wie eine selbstentwickelte Quality Control-Plattform, die sich als zu kompliziert und unübersichtlich erwies. Dokumente wurden auf Laufwerken gespeichert, und Zertifikate wurden mühsam manuell per E-Mail gesammelt. Dies führte nicht nur zu einem Verlust des Überblicks, sondern auch zu erheblichem Zeitverlust und Unsicherheit, besonders in der Verwaltung großer Erzeugergenossenschaften mit zahlreichen Unterlieferanten. Sobald die zuständige Person im Urlaub war, war die Sammlung der Dokumente nicht völlig abgesichert. Die Vertretung musste jedes Mal auf den aktuellsten Stand gebracht werden, was auch wiederum Zeitaufwändig war. 

Die größte Herausforderung lag im zeitaufwändigen E-Mail-Verkehr und der regelmäßigen manuellen Überprüfung der Compliance-Dokumente. Der Verlust des Überblicks bei langen Lieferkettenstrukturen durch viele Produzenten und die ständige Suche nach fehlenden oder abgelaufenen Dokumenten waren frustrierend. Die manuelle Durchsuchung externer Datenbanken für aktuelle Informationen über Lieferanten stellte eine zusätzliche Belastung dar. In diesem Kontext bildete die Einführung von Agriplace eine transformative Lösung für diese Herausforderungen im Compliance-Management.   Lösung

Zu den herausragenden Lösungen von Agriplace gehören die Integration von Datenbankverbindungen wie z.B. BRC und GlobalG.A.P., was zu einer umfassenden und automatisierten Datenverwaltung führt. Das System ruft automatisch alle BRC und GlobalG.A.P. Zertifikatsstatuse der Lieferanten in Echtzeit ab, um zu überprüfen ob z.B. alle Integrated Farm Assurance und GRASP Anforderungen erfüllt sind. Auch die Fähigkeit der Plattform automatisch Lieferantenfragebögen, Lieferantenerklärungen, Konformitätserklärungen, Spezifikationen für Produkte und Verpackungen sowie IFS, Bio und Fairtrade-Zertifikate sowie weitere Dokumente zu sammeln, hat nicht nur den manuellen Aufwand minimiert, sondern auch zu einer konsistenten und zuverlässigen Datenerfassung geführt. 

Die automatischen Anfragen und Benachrichtigungen von Agriplace haben den gesamten Prozess der Informationsbeschaffung erheblich vereinfacht. Früher mussten Dokumente manuell per E-Mail gesammelt werden, was zu einer hohen Fehleranfälligkeit und ineffizienten Kommunikation führte. Mit der Agriplace-Plattform erfolgt dies automatisch, wodurch nicht nur Zeit gespart wird, sondern auch die Genauigkeit und Vollständigkeit der gesammelten Informationen gewährleistet ist. 

Das Dashboard von Agriplace bietet einen klaren und umfassenden Überblick über den Compliance-Status. Dies ermöglicht eine effektive Selbstüberprüfung und minimiert den Bedarf an zeitaufwendigen manuellen Kontrollen. Die Möglichkeit, Spezifikationen für Produkte und Verpackungen zu hinterlegen, trägt weiter dazu bei, alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort zu bündeln und den Überblick zu behalten. 

Die Flexibilität von Agriplace ermöglicht es uns, individuelle Anpassungen vorzunehmen und auf sich ändernde Anforderungen einzugehen. Dies ist entscheidend, um nicht nur den aktuellen Bedarf zu decken, sondern auch zukünftige Entwicklungen im Blick zu behalten.  Ergebnis

 Die Einführung von Agriplace brachte für unser Unternehmen bedeutende Fortschritte im Compliance-Management. Vor der Nutzung von Agriplace investierten wir viel Zeit in die manuelle Überprüfung von Dokumenten und die Kommunikation mit Lieferanten. Diese zeitaufwändigen Prozesse gehören nun der Vergangenheit an, da Agriplace uns ca. 70% der Zeit erspart. Die Plattform ermöglicht uns eine tägliche Überprüfung des Dashboards in nur wenigen Minuten, was zu einer erheblichen Zeitersparnis und Effizienzsteigerung führt. 

Besonders während der Audits fühlen wir uns durch Agriplace sicherer. Die Möglichkeit, kurz vor den Audits alle erforderlichen Dokumente auf einen Blick zu haben, verbessert nicht nur die Auditvorbereitung, sondern führte auch zu positivem Feedback von IFS Broker Auditoren und EU-Bio Auditoren. 

Auch die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen wurde durch die Plattform deutlich verbessert. Automatisierte Anfragen und die Möglichkeit, Nachrichten zu hinterlassen, erleichtern einen transparenten Informationsaustausch. Dies fördert nicht nur die interne Zusammenarbeit zwischen Qualitätsmanagement, Vertrieb und Einkauf, sondern verbessert auch die Flexibilität und Anpassbarkeit an sich ändernde Anforderungen. 

 Ein weiterer signifikanter Fortschritt besteht in der Sicherung von Wissen und der Möglichkeit der Abwesenheitsvertretung. Durch Agriplace konnte das Wissen über Compliance-Anforderungen besser dokumentiert werden. Während Abwesenheiten kann nahtlos auf die Plattform zugegriffen werden, was zu einer verbesserten Kontinuität führt. 

 Die Plattform erleichtert auch die Erfüllung der Kundenanforderungen erheblich. Selbst bei Abwesenheit des Hauptverantwortlichen können automatisch angefragte Dokumente schnell gefunden und an Kunden weitergegeben werden.“ 

Unsere Tipps für Unternehmen, die die Agriplace-Plattform nutzen möchten: 

• Nutzen Sie die Testversion ausgiebig, um alle Funktionen zu verstehen. 

• Integrieren Sie verschiedene Abteilungen aktiv in die Nutzung der Plattform. 

• Erkunden Sie die automatisierten Anfrage- und Benachrichtigungsfunktionen, um den vollen Nutzen daraus zu ziehen. 

• Ermutigen Sie das Team, die Plattform aktiv zu erkunden, um ein besseres Verständnis für die Möglichkeiten und Vorteile zu entwickeln. 

Insgesamt hat die Agriplace-Plattform nicht nur unsere Compliance-Management-Prozesse optimiert, sondern auch zu einer gesteigerten Effizienz, Sicherheit während Audits und einer verbesserten Kundenbedienung geführt. Biofrusan erlebte die Einführung und das Onboarding von Agriplace als angenehm und einfach.   Alle Fragen während der Einführungsphase wurden verständlich beantwortet, und die Benutzeroberfläche erweist sich als sehr intuitiv. Die Testversion ermöglichte mir eine gründliche Erkundung der Funktionen, was das Verständnis und die Akzeptanz erleichterten. Auch für technisch weniger versierte Personen war die Nutzung von Agriplace einfach und effektiv. Darüber hinaus entwickelt sich die Plattform stetig weiter und vereinfacht die Nutzung somit immer ein wenig mehr. Auch der Kundensupport ist hervorzuheben da die Mitarbeiter von Agriplace bei Fragen oder Unverständlichkeiten immer hilfsbereit sind.“