Citación del cliente:
“La introducción de Agriplace ha revolucionado nuestra gestión de cumplimiento normativo. La plataforma no sólo nos ha permitido lograr un ahorro de tiempo de alrededor del 70%, sino también un aumento significativo de la eficacia en la revisión diaria de documentos y la preparación de auditorías. La plataforma Agriplace ha demostrado ser una herramienta indispensable que no sólo ha reducido la complejidad de nuestros procesos, sino que también ha contribuido a una experiencia de auditoría más segura y positiva".
-Kristina Betke, Responsable de Calidad
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Desafío:
"Antes de implementar Agriplace, nos enfrentábamos a varios retos en la gestión del cumplimiento. La gestión de la información de cumplimiento de los proveedores resultaba bastante compleja. El uso de hojas de Excel para realizar el seguimiento de las fechas de caducidad era ineficaz, al igual que una plataforma de control de calidad de desarrollo propio que resultó demasiado confusa. Los documentos se almacenaban en unidades de disco y los certificados se recogían manualmente por correo electrónico. Esto no sólo provocaba una pérdida de visión de conjunto, sino también una considerable pérdida de tiempo y una gran incertidumbre, sobre todo en la administración de grandes cooperativas de productores con numerosos subcontratistas. En cuanto la persona responsable se iba de vacaciones, la recopilación de documentos no era completamente segura, y había que poner al día al reemplazo, lo que también llevaba mucho tiempo.
El mayor reto era la correspondencia por correo electrónico, que llevaba mucho tiempo, y la comprobación manual de los documentos de conformidad. Perder el rastro de las largas estructuras de la cadena de suministro con muchos productores y la búsqueda constante de documentos que faltaban o habían caducado resultaba frustrante. La búsqueda manual en bases de datos externas de información actualizada sobre los proveedores suponía una carga adicional. En este contexto, la introducción de Agriplace supuso una solución transformadora para estos retos de gestión del cumplimiento. Solución:
Las excelentes soluciones de Agriplace incluyen la integración de conexiones de bases de datos como BRC y GlobalG.A.P., lo que da lugar a una gestión de datos completa y automatizada. El sistema recupera automáticamente todos los estados de los certificados BRC y GlobalG.A.P. de los proveedores en tiempo real para verificar que, por ejemplo, se cumplen todos los requisitos de Integrated Farm Assurance y GRASP. La capacidad de la plataforma para recopilar automáticamente cuestionarios de proveedores, declaraciones de proveedores, declaraciones de conformidad, especificaciones de productos y envases, así como certificados IFS, ecológicos y de comercio justo y otros documentos, no sólo ha minimizado el esfuerzo manual, sino que también ha dado lugar a una recopilación de datos coherente y fiable.
Las solicitudes y notificaciones automatizadas de Agriplace han simplificado enormemente todo el proceso de recopilación de información. Antes, los documentos debían recopilarse manualmente por correo electrónico, lo que daba lugar a un alto índice de errores y a una comunicación ineficaz. Con la plataforma Agriplace, esto se hace automáticamente, lo que no sólo ahorra tiempo, sino que también garantiza la exactitud e integridad de la información recopilada.
El panel central de Agriplace ofrece una visión clara y completa del estado de cumplimiento. Esto permite una autocomprobación eficaz y minimiza la necesidad de realizar comprobaciones manuales que llevan mucho tiempo. La posibilidad de almacenar especificaciones de productos y envases ayuda además a agrupar toda la información pertinente en una ubicación central y a mantener una visión de conjunto. La flexibilidad de Agriplace nos permite realizar ajustes individuales y responder a requisitos cambiantes. Esto es crucial no sólo para satisfacer las necesidades actuales, sino también para no perder de vista la evolución futura.
Resultado:
La introducción de Agriplace ha supuesto un avance significativo en la gestión del cumplimiento para nuestra empresa. Antes de utilizar Agriplace, pasábamos mucho tiempo revisando manualmente los documentos y comunicándonos con los proveedores. Estos procesos, que consumen mucho tiempo, son ahora cosa del pasado, ya que Agriplace nos ahorra alrededor del 70% del tiempo. La plataforma nos permite consultar el cuadro de mandos a diario en sólo unos minutos, lo que supone un importante ahorro de tiempo y una mayor eficacia.
Especialmente durante las auditorías, nos sentimos más seguros con Agriplace. La posibilidad de disponer de todos los documentos necesarios de un vistazo poco antes de las auditorías no sólo mejora la preparación de las mismas, sino que también ha suscitado comentarios positivos por parte de los auditores de IFS Broker y de los auditores ecológicos de la UE. La plataforma también ha mejorado significativamente la comunicación entre los distintos departamentos. Las solicitudes automatizadas y la opción de dejar mensajes facilitan un intercambio transparente de información. Esto no sólo fomenta la colaboración interna entre la gestión de calidad, ventas y compras, sino que también mejora la flexibilidad y la adaptabilidad a los requisitos cambiantes.
Otro avance significativo es el almacenamiento de información y la posibilidad de sustitución de ausencias. Agriplace ha permitido documentar mejor los conocimientos sobre los requisitos de cumplimiento. En caso de ausencias, se puede acceder a la plataforma sin problemas, lo que mejora la continuidad.
La plataforma también facilita mucho el cumplimiento de los requisitos de los clientes. Incluso en ausencia del principal responsable, los documentos solicitados automáticamente pueden encontrarse rápidamente y transmitirse a los clientes".
Nuestros consejos para las empresas que deseen utilizar la plataforma Agriplace:
Utilice ampliamente la versión de prueba para comprender todas las funciones.
Implique activamente a los distintos departamentos en el uso de la plataforma.
Explore las funciones de solicitud y notificación automatizadas para sacar el máximo partido.
Anime al equipo a explorar activamente la plataforma para comprender mejor las posibilidades y ventajas.
En general, la plataforma Agriplace no sólo ha optimizado nuestros procesos de gestión del cumplimiento, sino que también ha permitido aumentar la eficacia, la seguridad durante las auditorías y mejorar el servicio al cliente. Biofrusan calificó la implantación de Agriplace como agradable y sencilla.
"Todas las preguntas durante la fase introductoria se respondieron con claridad y la interfaz de usuario resulta muy intuitiva. La versión de prueba me permitió explorar a fondo las funciones, lo que facilitó la comprensión y la aceptación. Incluso para las personas menos expertas en tecnología, el uso de Agriplace resultó fácil y eficaz. Además, la plataforma evoluciona constantemente, lo que facilita cada vez más su uso. También hay que destacar la atención al cliente, ya que los empleados de Agriplace siempre están dispuestos a ayudar con preguntas o si algo no está claro."