Excel is uit: Ontdek waarom traditionele benaderingen falen in het huidige supply chain compliance landschap

De regelgeving voor het beheer van de toeleveringsketen is voortdurend in ontwikkeling. Transparantie en verantwoord inkopen zijn niet langer facultatieve overwegingen, maar zijn een license to operate geworden, vooral in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie. Overheden, regelgevende instanties en consumenten eisen van bedrijven dat ze in hun hele toeleveringsketen voldoen aan milieu-, sociale en voedselveiligheidsnormen.

Als gevolg van deze nieuwe compliance-eisen zijn veel bedrijven in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie slecht toegerust om aan de toegenomen eisen te voldoen. Handmatige processen, gefragmenteerd gegevensbeheer en een gebrek aan coördinatie tussen interne afdelingen zorgen voor inefficiëntie en verhogen het risico op niet-naleving.

In dit artikel gaan we in op de belangrijkste uitdagingen waar bedrijven in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie vandaag de dag mee te maken hebben en hoe ze hun activiteiten kunnen stroomlijnen, de zichtbaarheid kunnen verbeteren en kunnen zorgen voor naleving van de regelgeving.

De complexiteit van supply chain management

De regelgeving wordt wereldwijd steeds strenger en heeft betrekking op gebieden als:

• Mensenrechten en arbeidswetgeving (bijv. de Duitse LkSG, CSDD).

• Milieu-impact en duurzaamheid (bijv. CSRD).

• Voedselveiligheid en traceerbaarheid (bijv. EU-strategie Farm-to-Fork).

• Ethisch verantwoord inkopen en verantwoord ondernemen (bijv. CSDD).

Voor bedrijven die actief zijn in ondoorzichtige en complexe toeleveringsketens, ligt de uitdaging in het navigeren door verschillende wettelijke kaders en vereisten en tegelijkertijd te zorgen voor consistente naleving. Het niet naleven van deze veranderende regelgeving kan leiden tot financiële sancties, reputatieschade en beperkte markttoegang.

Huidige compliance-infrastructuur

Vertrouw je nog steeds op handmatige processen zoals het gebruik van excel spreadsheets en het handmatig opvragen van documenten bij elke leverancier waarmee je werkt? Dan creëer je waarschijnlijk onnodig werk voor je team. Deze traditionele aanpak is niet berekend op de hedendaagse complexiteit van compliance.

Zwakke punten in uw complianceactiviteiten:

• Gedecentraliseerde gegevens en silo's: Gegevens van leveranciers zijn vaak opgeslagen in verschillende IT-systemen, Excel-spreadsheets en e-mails, waardoor het moeilijk is om een volledig overzicht te krijgen van toeleveringsketens.

• Handmatige processen: Compliance-workflows, zoals het verzamelen van leverancierscertificeringen, het bijhouden van audits en het beoordelen van risico's, zijn traag en arbeidsintensief, waardoor de kosten toenemen.

• Beperkt zicht op de toeleveringsketen: Complexe toeleveringsketens bestaan uit meerdere lagen van leveranciers en bedrijven hebben vaak moeite om deze relaties effectief in kaart te brengen en te bewaken.

• Gebrek aan samenwerking tussen afdelingen: Bij compliance zijn meerdere teams betrokken: Kwaliteitsborging, Inkoop en sinds kort ook Duurzaamheid. Vóór de veranderingen in het compliancelandschap hoefden deze teams niet zo vaak samen te werken om gegevens te verzamelen. Tegenwoordig lopen deze teams, zonder samenwerking tussen afdelingen, het risico middelen te verspillen door de overlappende aard van gegevensbeheer en -verzameling.

Gevolgen voor bedrijven

Als je te veel tijd besteedt aan het verzamelen en verifiëren van gegevens, heb je minder tijd om je te richten op proactief risicobeheer - een belangrijk element voor succes in de toeleveringsketen. Zonder realtime gegevens is het moeilijk om weloverwogen beslissingen te nemen over de betrouwbaarheid van leveranciers en nalevingsrisico's.

Bovendien kan een verkeerde afstemming tussen inkoop-, duurzaamheids- en kwaliteitsteams leiden tot inkoopbeslissingen die in strijd zijn met de eisen van klanten en regelgeving, en in het ergste geval tot een grote terugroepactie. Dit komt doordat de gefragmenteerde aanpak het makkelijker maakt voor niet-conforme leveranciers en producten om door de mazen van het net te glippen, omdat elk team slechts een deel van het volledige plaatje ziet. Het inkoopteam houdt zich bijvoorbeeld vooral bezig met levering en prijs, terwijl de duurzaamheidsteams goed op de hoogte zijn van de eisen van de retailer.

Eengeïntegreerd compliance platformkan deze inefficiënties elimineren, handmatig werk verminderen en real-time zichtbaarheid verbeteren.

 

De toekomst van Supply Chain Compliance

Om concurrerend te blijven en efficiënt aan de compliance-eisen te voldoen, moeten bedrijven overstappen van traditionele methoden naar digitale automatisering en real-time inzichten in de supply chain. Deze strategische verschuiving stroomlijnt niet alleen de activiteiten, maar verbetert ook de naleving van de regelgeving, waardoor uw bedrijf zich positioneert voor voortdurend succes.

Belangrijkste strategieën voor toekomstbestendige compliance

✅ Gecentraliseerde nalevingsgegevens: Eén enkel platform waar alle leveranciersinformatie, certificeringen en auditgegevens zijn opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk zijn.

✅ Geautomatiseerde communicatie met leveranciers: Verminder handmatig contact door automatisch nalevingsdocumenten op te vragen, bij te werken en te verifiëren.

✅ Real-Time zichtbaarheid in de toeleveringsketen: Digitale dashboards bieden een live overzicht van de nalevingsstatus van alle leveranciers.

✅ Integratie tussen afdelingen: Naadloze samenwerking tussen inkoop-, kwaliteitsborgings- en duurzaamheidsteams om ervoor te zorgen dat compliance deel uitmaakt van de strategische besluitvorming.

Ontdek hoe Agriplace u kan helpen

Met Agriplace's automatische tracking van naleving worden leveranciers automatisch op de hoogte gebracht van verzoeken van kopers. Dit betekent geen spam van leveranciers en snellere reacties. Het Agriplace-platform verlaagt ook de operationele kosten, er is minder handmatig werk wat betekent dat er minder tijd wordt besteed aan het najagen van leveranciers voor documentverzoeken.

Het gecentraliseerde systeem biedt direct toegang tot audit trails en nalevingsrapporten. Dit geeft bedrijven meer vertrouwen in het auditseizoen en maakt het werk van de auditors eenvoudiger. Tot slot kunt u met de Agriplace-tool uw duurzaamheidsrisico's strategisch analyseren. Deze inzichten helpen bedrijven om proactief nalevingsrisico's te analyseren en aan te pakken.

Interested in learning more about how Agriplace can benefit you?

Neem contact met ons op