"Da quando abbiamo introdotto Agriplace, i nostri processi di gestione dei fornitori sono cambiati radicalmente. Quello che prima era un compito manuale e lungo, è ora automatizzato, ottimizzato e molto più efficiente. La comunicazione interna tra il reparto acquisti e gestione qualità è migliorata notevolmente, dato che tutti possono accedere alle stesse informazioni aggiornate attraverso la piattaforma. Agriplace ci offre sicurezza e tranquillità, soprattutto quando ci prepariamo per gli audit, permettendo al nostro team di concentrarsi su attività strategiche. Nel complesso, Agriplace è stato un vero passo avanti per Windau!"
– Arlene Breckenkamp, Gestione Qualità, Windau
Chi è Windau
Dal 1976, Windau, con sede in Germania, ha come obiettivo la produzione delle migliori salsicce, sia a base di carne che senza. Windau è conosciuta per la produzione di salsicce di alta qualità, combinando ingredienti eccellenti con tecniche artigianali tradizionali. La loro gamma di prodotti include salsicce e specialità di prosciutto di qualità, oltre a innovazioni e alternative senza carne, soddisfacendo clienti che richiedono elevati standard di qualità e sostenibilità.
Gestione manuale inefficiente e complicata dei documenti
Windau si trovava ad affrontare la sfida di gestire un sistema di documenti dei fornitori sempre più complesso. Prima dell'introduzione di Agriplace, la gestione di documenti come specifiche, dichiarazioni di conformità e certificati (ad esempio ITW, BeterLeven, Bio, Halal), e GMO era in gran parte manuale. I fogli Excel venivano utilizzati per tracciare fornitori e prodotti come carne, spezie o imballaggi. Inoltre, era stata impostata una funzione Excel per segnalare visivamente quando un documento stava per scadere nei successivi 15 o 30 giorni. Sulla base di questo, i fornitori venivano contattati via e-mail per richiedere documenti aggiornati.
Tuttavia, questo processo richiedeva molto tempo e spesso portava ai seguenti problemi:
Sovraccarico di lavoro: Era necessario contattare più fornitori contemporaneamente, il che causava un sovraccarico di email. Il controllo manuale e l'archiviazione dei documenti consumavano regolarmente gran parte della giornata lavorativa.
Perdita di controllo: Nonostante i sistemi esistenti, a volte venivano trascurate scadenze importanti. In particolare, dopo i fine settimana o giornate di lavoro intense, ci si accorgeva solo in seguito che alcuni documenti erano già scaduti.
Richieste multiple: I fornitori spesso non rispondevano immediatamente alle richieste, rendendo necessario inviare nuovamente le e-mail da parte di diversi reparti. Questo processo manuale ripetuto portava a frustrazione e inefficienza.
Archiviazione poco trasparente: Archiviare e trovare documenti in varie cartelle, ordinate per fornitori, tipi di documenti e anni, rendeva difficile reperire rapidamente informazioni importanti.
Gestione automatizzata dei documenti con Agriplace e integrazione con database esterni
Per affrontare queste sfide, Windau ha deciso di implementare Agriplace, una piattaforma digitale per la gestione dei documenti dei fornitori. La decisione è stata presa a causa dei seguenti vantaggi:
Richieste di documenti automatizzate: Agriplace ora si occupa automaticamente della richiesta e del monitoraggio dei documenti. Invece di inviare manualmente le e-mail, la piattaforma gestisce le scadenze e garantisce che i documenti siano aggiornati in tempo.
Piattaforma centrale e integrazione con database esterni: Tutti i documenti sono ora salvati in un'unica posizione centrale. Questo consente ai dipendenti del reparto acquisti e qualità di accedere rapidamente e facilmente a tutti i documenti importanti. Inoltre, Windau utilizza le connessioni con database esterni come TRACES (EU-Bio), BRCGS e QS per accedere automaticamente alle certificazioni e informazioni rilevanti. Questa connessione semplifica l'aggiornamento e la validazione dei dati dei fornitori e riduce significativamente lo sforzo manuale.
Incremento dell'efficienza: Automatizzando le richieste e centralizzando l'archiviazione, i processi manuali che richiedevano molto tempo sono stati eliminati. Il team può ora concentrarsi su compiti più importanti, poiché la gestione dei documenti dei fornitori richiede meno tempo.
Gestione di gruppi di prodotti e articoli: Agriplace viene utilizzato presso Windau per diversi gruppi di prodotti e articoli, tra cui:
Prodotti a base di carne: Per i fornitori di carne, vengono raccolti e gestiti tutti i documenti rilevanti, come specifiche e certificati.
Budelli e materiali di imballaggio: Esistono categorie separate per la gestione delle dichiarazioni di conformità e altre certificazioni per questo specifico gruppo di articoli.
Spezie e additivi: Anche per questi gruppi di prodotti, tutti i documenti vengono raccolti centralmente, migliorando notevolmente il processo di acquisto.
Articoli tecnici: In futuro, Windau prevede di gestire i documenti come le specifiche delle macchine e le schede tecniche tramite la piattaforma.
Ciascuno di questi gruppi di prodotti è gestito in collaborazione tra i reparti acquisti, qualità e tecnico, per garantire che i documenti giusti siano accessibili e aggiornati per ciascun reparto.
Trasparenza interna: La comunicazione interna tra il reparto acquisti e la gestione della qualità è migliorata notevolmente. Tutti i reparti coinvolti possono accedere agli stessi dati e sono sempre aggiornati. Ad esempio, il reparto acquisti può controllare rapidamente se sono disponibili le specifiche necessarie per un ordine senza dover chiedere al reparto qualità.
Risparmio di tempo, chiarezza e sicurezza negli audit
Dall'introduzione di Agriplace, Windau ha registrato un miglioramento significativo nell'efficienza della gestione dei documenti. Le richieste automatizzate di documenti e il database centrale hanno portato a una riduzione considerevole del carico di lavoro e a una migliore visione d'insieme. Documenti importanti come specifiche, dichiarazioni di conformità e certificati sono ora gestiti in modo sistematico e puntuale.
Grazie alla connessione con database esterni come BRCGS e QS, Windau è sempre aggiornata quando ci sono cambiamenti nei fornitori o nelle certificazioni rilevanti. Ad esempio, grazie alla connessione con BRCGS, Windau è stata immediatamente informata quando un importante fornitore di carne ha cambiato nome e numero GLN, un'informazione che prima avrebbe potuto essere trascurata.
Inoltre, il team si sente più preparato per gli audit imminenti. Con la gestione centralizzata e un dashboard chiaro, tutti i documenti necessari possono essere rapidamente consultati in caso di ispezione durante un audit. Questo non solo dà fiducia all'azienda, ma fa anche risparmiare tempo prezioso nella preparazione e conduzione degli audit.
Un passo importante verso la digitalizzazione
Con l'introduzione di Agriplace, Windau ha compiuto un importante passo verso la digitalizzazione e il miglioramento dell'efficienza. La gestione dei documenti dei fornitori è ora non solo più semplice e veloce, ma anche più sicura e trasparente. Grazie alle connessioni con i database EU-Bio, BRCGS e QS, le informazioni rilevanti sui fornitori e le certificazioni vengono aggiornate automaticamente, riducendo significativamente il lavoro di controllo manuale.
I vantaggi di Agriplace vengono utilizzati in vari reparti di Windau, dal reparto acquisti alla gestione della qualità fino ai reparti tecnici. Questo significa che tutti i documenti importanti per gruppi di prodotti come carne, budelli, spezie, materiali di imballaggio e ausili tecnici sono ora gestiti centralmente e accessibili a tutti i reparti rilevanti. Ciò facilita la collaborazione e aiuta l'azienda a prepararsi in modo più efficiente per audit e altri controlli di qualità.
Il feedback del team e dei fornitori è stato estremamente positivo. Il sistema non solo fa risparmiare tempo e riduce la complessità della gestione dei documenti, ma migliora anche la comunicazione tra i reparti e aumenta la trasparenza in tutto il processo. Windau prevede di espandere ulteriormente l'uso di Agriplace in futuro per digitalizzare ancora più processi e ottimizzare la collaborazione tra le varie aree aziendali.
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