Bij het vinden van een nieuwe leverancier voor uw organisatie staat uw reputatie op het spel, want u wilt uw klant producten van de beste kwaliteit leveren. Door een goed goedkeuringsbeleid voor leveranciers te ontwikkelen en vastgestelde regels toe te passen, verlaagt u het risico voor uw organisatie aanzienlijk.
De snel veranderende aard van de toeleveringsketen, wetten en voorschriften beïnvloeden het proces van transparantie en verantwoording in hoge mate. De verantwoordelijkheden van leveranciers worden uitgebreid tot bedrijven die de producten doorverkopen. Deze wetten zijn bijvoorbeeld de Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP) en de Foreign Supplier Verification Programs (FSVP). Het is van het grootste belang dat het risico dat niet-conforme producten de toeleveringsketen van een bedrijf binnenkomen, wordt beperkt door een goed beheerd goedkeuringsproces voor leveranciers. Daarom hebben we deze blogpost gemaakt over hoe u uw leveranciersgoedkeuringsprogramma kunt versterken.
8 stappen om uw goedkeuringsprogramma voor leveranciers te versterken
1. Standaard checklist voor leveranciersgoedkeuring
Het opstellen van een gestandaardiseerde checklist om leveranciers te evalueren moet door alle afdelingen worden gebruikt, zodat ze effectief en efficiënt kunnen werken. Het is van vitaal belang dat de checklist voortdurend wordt bijgehouden en toegepast om te voldoen aan de steeds veranderende omgeving. De lijst zou de kwaliteit van het product, de levering, de betrouwbaarheid, de prijs/serviceverhouding en de toekomstige richtingen moeten omvatten.
2. Vragenlijst voor leveranciers
De normen van het Global Food Safety Initiative (GFSI) vereisen dat leveranciers van verpakkingen, grondstoffen, ingrediënten en diensten een gedocumenteerde goedkeuringsprocedure hebben. Het aantonen van de prestaties van een leverancier in het verleden en het toekennen van een risiconiveau aan elk materiaal of dienst maakt ook deel uit van de criteria van de code.
Deze vragenlijst kan dus worden gebruikt als basis voor leveranciersbeoordelingen en het bepalen van de indeling van de leverancier op basis van zijn waarde in de toeleveringsketen.
Daarnaast moet informatie over QA veiligheidsparameters, audits door derden, COA's, het beleid van de leverancier inzake geretourneerde goederen en contactinformatie worden opgenomen in de vragenlijst. De QA-afdeling moet de vragenlijst beoordelen om na te gaan of aan de bedrijfsnormen en -criteria is voldaan. Vervolgens heeft de QA de bevoegdheid om een leverancier af te wijzen of goed te keuren en corrigerende maatregelen voor te schrijven die de leverancier moet volgen om geaccepteerd te worden.
Met Chain Compliance kunt u eenvoudig documenten delen met elke leverancier in uw toeleveringsketen.
3. Eén enkel platform gebruiken
Eén enkel platform voor het organiseren en digitaliseren van alle leveranciersinformatie is het beste om de vereiste hoeveelheid leveranciersinformatie efficiënt te beheren. Het moet informatie bevatten over de namen en codes voor alle grondstoffen en ingrediënten, goedgekeurde primaire en alternatieve leveranciers, de bijbehorende gevaren voor elk onderdeel of item, de gebruikte technieken om leveranciers te autoriseren en ingrediënten te accepteren, en een systeem om de prestaties van leveranciers te volgen. Daarnaast alle andere relevante informatie zoals laboratoriumresultaten enz.
4. Monitoring (scorekaart)
Leveranciers moeten zich ervan bewust zijn dat hun prestaties zullen worden geëvalueerd en gedocumenteerd. Elke organisatie hanteert meerdere criteria voor haar leveranciers, maar de sterkste scorecards voor leveranciersprestaties omvatten inkoop, COA's, ontvangst, QA, feedback van de fabrieksvloer, certificeringen en de naleving van papierwerk.
5. Risicobeoordeling
Het is essentieel om te kijken naar het inkoopvolume en eventuele gevaren die besmetting van de geleverde producten kunnen veroorzaken. Bestudering van wetten en historische feiten kan helpen bij het bepalen van het itemrisico. Een ingrediënt kan bijvoorbeeld als hoog risico worden beschouwd als het een allergie is, in grote hoeveelheden wordt gebruikt of het potentieel heeft voor biologische, fysische of chemische besmetting.
6. Kwalificatie en acceptatie
Na uw risicobeoordelingen bepaalt u of er een laag of hoog risico verbonden is aan de leverancier. Voor een leverancier met een verhoogd risico kan een audit nuttig zijn om het risico uitgebreid te analyseren. Voor andere ontvangstpunten kunnen andere procedures worden gebruikt, met verantwoordelijkheden zoals visuele inspectie, COA's voor elke lading, of screening en monitoring.
7. Proefdraaien
Na een succesvolle kwalificatie is het uitvoeren van een testrun van cruciaal belang. Deze kan bepaalde metrieken omvatten om te voldoen aan specifieke nalevingsbehoeften en aanvaardbare kwaliteitscontroles. Het is van vitaal belang om de leverancier tijdens de testrun een groot aantal leveringen/ladingen te bezorgen om trends in de naleving vast te stellen en na te gaan hoe goed ze aan de normen kunnen voldoen.
8. Goedkeuring
Na een geslaagd testtraject kan de leverancier worden toegevoegd aan de lijst van goedgekeurde leveranciers. Bedrijven moeten een procedure ontwikkelen en beheren voor het ontwikkelen en bijhouden van een lijst van goedgekeurde leveranciers. Leveranciers van ingrediënten, verpakkingen die met levensmiddelen in aanraking komen en diensten die van invloed zijn op de voedselveiligheid en -kwaliteit moeten hierin worden opgenomen. Iedereen in het bedrijf moet op de hoogte zijn van de lijst, en er moeten procedures zijn om te garanderen dat goedgekeurde leveranciers hun aankopen voltooien.
Drie niveaus van goedkeuring
1. Goedgekeurd: De afdelingen inkoop en kwaliteit hebben de leverancier goedgekeurd en de leveringen kunnen beginnen.
2. Beperkte goedkeuring: De leverancier kan slechts een bepaald aantal artikelen of gedurende een bepaalde periode met beperkte goedkeuring leveren. Dit kan strategisch voordelig zijn voor topleveranciers die niet aan alle goedkeuringscriteria hebben voldaan. Een beperkte goedkeuring stelt de leverancier in staat met de kopende onderneming samen te werken om de kwaliteit van zijn goederen te verbeteren en zo een langdurige relatie tot stand te brengen.
3. Geweigerd: Terwijl de eerste twee niveaus transacties toestaan, zal een "Geweigerde" goedkeuringsstatus elke aankoop onmiddellijk annuleren totdat de status wordt gewijzigd.
AgriPlace Chain als oplossing
Met ons AgriPlace Chain-platform kunt u efficiënt een veilige toeleveringsketen beheren die aan de regels voldoet en uw due diligence-proces in overeenstemming brengen met de toekomstige regelgeving.
Automatisch sociale en duurzaamheidsinformatie vastleggen
Het delen van informatie met leveranciers vergemakkelijken en inzicht krijgen in uw vereisten
Duidelijke zichtbaarheid en inzicht krijgen in uw toeleveringskete
Risico's en kansen identificeren op het juiste niveau van de toeleveringsketen
Word vandaag nog lid van ons netwerk en krijg meer inzicht en zichtbaarheid in uw toeleveringsketen om u te helpen aan de huidige en toekomstige regelgeving te voldoen.
留言