11er Nahrungsmittel GmbH, un importante attore dell'industria alimentare austriaca, è ampiamente conosciuta per la produzione di specialità di patate surgelate di alta qualità.
Nonostante un sistema di gestione della qualità sofisticato, l'azienda si è trovata di fronte alla necessità di ottimizzare l'efficienza della comunicazione con i fornitori riguardo ai documenti di qualità. Questo ha spinto 11er a cercare una soluzione automatizzata.
In questo caso specifico, la sfida per l'azienda era quella di gestire un gran numero di documenti relativi agli articoli e ai fornitori all'interno di un unico sistema. Gli articoli sono principalmente materie prime (beni acquistati dai fornitori per ulteriori lavorazioni, ad esempio, formaggio spalmabile, amido, burro o pancetta a cubetti). Per ciascuno di questi articoli e per i fornitori sono richiesti certificati e documenti specifici, come specifiche del prodotto, diagrammi HACCP, questionari di valutazione dei rischi, dichiarazioni OGM, certificati biologici, certificati riconosciuti GFSI e molti altri. Questi devono essere ottenuti, verificati, accettati o respinti e archiviati. Tutti questi passaggi devono essere documentati.
Nonostante la valutazione di altre piattaforme, Agriplace è stata scelta per diversi motivi. L'attrattiva della piattaforma e l'ottimo supporto clienti hanno convinto 11er. 11er Nahrungsmittel GmbH ha quindi ricevuto una soluzione flessibile che tiene conto delle sue esigenze specifiche in quanto processore. Il risultato è un sistema di gestione documentale snello con notevoli risparmi di tempo.
Le dichiarazioni del cliente
"Grazie ad Agriplace, abbiamo ottimizzato significativamente i nostri processi per richiedere, controllare e archiviare i documenti specifici di prodotti e fornitori. Finalmente siamo riusciti a mettere da parte le laboriose richieste via e-mail. La piattaforma ricorda automaticamente ai nostri fornitori di caricare certificati e documenti e offre loro un modo rapido e semplice per inviarci tutta la documentazione necessaria. Con l'implementazione di Agriplace, abbiamo ottenuto un risparmio di tempo del 30-50% per fornitore, permettendoci di concentrarci su altri compiti di gestione della qualità e aumentando l'efficienza delle nostre operazioni. Grazie ad Agriplace, abbiamo trovato una soluzione che non solo migliora i nostri processi interni, ma semplifica anche la collaborazione con i nostri fornitori."
"In passato, dovevamo verificare lo stato di documenti e certificati da vari fogli Excel. Utilizzavamo le tabelle per raccogliere i dati delle singole richieste, inviate via e-mail. Non solo era un processo lungo e laborioso, ma era anche frustrante dover richiedere manualmente i documenti necessari ai fornitori, specialmente se quelli inviati risultavano incompleti o errati. Inserivamo un promemoria nel nostro calendario e continuavamo a sollecitare i fornitori."
"Le informazioni erano divise in fogli Excel per materie prime, merci e fornitori, il che rendeva l'aggiornamento della struttura di filiera soggetto a errori. Trovare le informazioni necessarie era un compito che richiedeva molto tempo. Questi processi manuali non erano solo faticosi, ma anche molto difficili da gestire per gli stagisti, rendendo quindi impossibile delegare questo lavoro."
Implementazione di Agriplace
Durante l'implementazione e l'onboarding, il team di Agriplace ha inizialmente fornito un foglio Excel e assistenza con l'inserimento dei dati. Il lavoro principale per 11er Nahrungsmittel GmbH è consistito nell'impostare i tag corretti e, occasionalmente, nel correggere i dati principali. Il resto è stato gestito dal team di Customer Success di Agriplace e 11er Nahrungsmittel GmbH ha apprezzato il supporto e l'aiuto forniti durante tutto il processo.
La problematica, la soluzione ed il risultato
"L'introduzione di Agriplace ha migliorato esponenzialmente i nostri flussi di lavoro. La piattaforma ci consente di gestire documenti e certificati in modo trasparente e organizzato. Molti processi manuali e dispendiosi in termini di tempo sono ormai un ricordo del passato. Agriplace ci permette di presentare, durante gli audit, una documentazione raccolta automaticamente e ci offre una panoramica chiara dello stato di conformità dei nostri articoli e fornitori."
"Di conseguenza, il tempo necessario per gestire e controllare i documenti è stato notevolmente ridotto grazie all'uso di Agriplace. La possibilità di definire regole di requisiti che aiutano 11er Nahrungsmittel GmbH a raccogliere sistematicamente le informazioni necessarie è stata particolarmente utile. Il risultato: Agriplace ha portato a un aumento tangibile dell'efficienza nella nostra gestione della qualità."
"La piattaforma offre una serie di funzioni utili, tra cui una panoramica completa dei fornitori e degli articoli, una gestione ottimizzata delle nostre esigenze e un dashboard per monitorare i nostri compiti. Le richieste automatiche, la raccolta e salvaguardia centralizzata ed automatica dei documenti facilitato la preparazione agli audit, rendendoci più sicuri. Agriplace semplifica il lavoro di dover mostrare una panoramica completa del rispetto dei requisiti."
Essenzialmente, Agriplace non solo ha ottimizzato i flussi di lavoro, ma ha anche aumentato l'efficienza, il senso di sicurezza e la trasparenza nelle operazioni di 11er Nahrungsmittel GmbH.
Consigli per le aziende:
- Scegliete i vostri tag con attenzione per garantire che le regole di requisito siano chiare, concise e favoriscano una comunicazione fluida con i fornitori.
- Utilizzate tutte le funzionalità di Agriplace per risparmiare tempo e sforzi nella gestione dei documenti.
La piattaforma Agriplace ha trasformato il modo di lavorare di 11er Nahrungsmittel GmbH, aiutando l'azienda a diventare più efficiente e sicura. La piattaforma offre una soluzione completa per la gestione di documenti e certificati e ottimizza significativamente i flussi di lavoro.
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