La testimonianza del cliente:
"L'introduzione di Agriplace ha rivoluzionato la nostra gestione della conformità. La piattaforma ci ha permesso non solo di ottenere un notevole risparmio di tempo, circa il 70%, ma anche di aumentare significativamente l'efficienza nella revisione quotidiana dei documenti e nella preparazione per gli audit. Agriplace si è dimostrata uno strumento indispensabile, riducendo la complessità dei nostri processi e contribuendo a un'esperienza di audit più sicura e positiva."
- Kristina Betke, Quality Manager
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La Problematica:
"Prima dell'implementazione di Agriplace, affrontavamo notevoli difficoltà nella gestione della conformità. La gestione delle informazioni sui fornitori risultava complessa. Utilizzare fogli di calcolo Excel per monitorare le date di scadenza si rivelava inefficiente, così come una piattaforma di controllo qualità auto-sviluppata che si dimostrava troppo complicata e confusa. I documenti erano archiviati su unità disco e i certificati venivano raccolti manualmente tramite email. Questo non solo comportava la perdita di una visione d'insieme, ma anche un considerevole spreco di tempo e grandi incertezze, soprattutto nella gestione di grandi cooperative di produttori con numerosi subfornitori. Non appena la persona responsabile andava in vacanza, la raccolta dei documenti non era completamente assicurata. Il sostituto doveva essere aggiornato ogni volta, il che risultava anche molto dispendioso in termini di tempo."
La maggiore difficoltà consisteva nella lunga corrispondenza via email e dal controllo manuale regolare dei documenti di conformità. Perdere il controllo su lunghe strutture della filiera con molti produttori e la continua ricerca di documenti mancanti o scaduti era frustrante. La ricerca manuale in database esterni per ottenere informazioni aggiornate sui fornitori costituiva un onere aggiuntivo. In questo contesto, l'introduzione di Agriplace ha offerto una soluzione trasformativa a queste sfide nella gestione della conformità. La Soluzione
"Le soluzioni eccezionali di Agriplace includono l'integrazione di collegamenti a database come BRC e GlobalG.A.P., che consentono una gestione dei dati completa e automatizzata. Il sistema recupera automaticamente in tempo reale lo stato di certificazione BRC e GlobalG.A.P. dai fornitori per verificare, ad esempio, che siano soddisfatti tutti i requisiti dell'Integrated Farm Assurance e del GRASP. La capacità della piattaforma di raccogliere automaticamente questionari dei fornitori, dichiarazioni dei fornitori, dichiarazioni di conformità, specifiche per prodotti e imballaggi, certificati IFS, biologici e Fairtrade e altri documenti, non solo ha ridotto al minimo il lavoro manuale, ma ha anche garantito una raccolta dei dati coerente e affidabile.
Le richieste e le notifiche automatiche di Agriplace hanno notevolmente semplificato l'intero processo di raccolta delle informazioni. In precedenza, i documenti dovevano essere raccolti manualmente via email, con una conseguente alta percentuale di errori ed una comunicazione inefficiente. Con la piattaforma Agriplace, questo processo è automatizzato, il che non solo fa risparmiare tempo, ma assicura anche la precisione e la completezza delle informazioni raccolte.
Il dashboard di Agriplace offre una panoramica chiara e completa dello stato di conformità, permettendo un'auto-verifica efficace e riducendo la necessità di controlli manuali dispendiosi in termini di tempo. La possibilità di memorizzare le specifiche per prodotti e imballaggi contribuisce ulteriormente a centralizzare tutte le informazioni rilevanti in un'unico spazio e a mantenere una visione d'insieme. La flessibilità di Agriplace ci consente di effettuare aggiustamenti individuali e rispondere ai requisiti in continua evoluzione, fondamentale non solo per soddisfare le esigenze attuali, ma anche per monitorare i futuri sviluppi."
Il Risultato
"L'introduzione di Agriplace ha portato a significativi progressi nella gestione della conformità per la nostra azienda. Prima di utilizzare Agriplace, dedicavamo molto tempo alla revisione manuale dei documenti e alla comunicazione con i fornitori. Questi processi dispendiosi in termini di tempo sono ormai un ricordo del passato, poiché Agriplace ci fa risparmiare circa il 70% del tempo. La piattaforma ci consente di controllare la panoramica di conformità dei fornitori quotidianamente in pochi minuti, con conseguenti notevoli risparmi di tempo e un aumento dell'efficienza.
In particolare durante gli audit, ci sentiamo più sicuri con Agriplace. La possibilità di avere tutti i documenti necessari a portata di mano poco prima delle ispezioni non solo migliora la preparazione agli audit, ma ha anche portato a feedback positivi da parte degli auditor, come gli IFS Broker e gli auditor biologici dell'UE. La piattaforma ha anche migliorato significativamente la comunicazione tra i diversi reparti. Le richieste automatizzate e la possibilità di lasciare messaggi personalizzati facilitano uno scambio di informazioni trasparente. Questo non solo promuove la collaborazione interna tra gestione della qualità, vendite e acquisti, ma migliora anche la flessibilità e l’adattabilità ai requisiti in continuo cambiamento.
Un altro significativo progresso è la possibilità di salvaguardare le informazioni in ogni momento e la possibilità di sostituzione in caso di assenza del diretto responsabile. Agriplace ha reso possibile una migliore documentazione delle conoscenze sui requisiti di conformità. Durante le assenze del/dei diretti responsabili, la piattaforma può essere accessibile senza problemi, migliorando la continuità del lavoro."
I nostri consigli per le aziende che vogliono utilizzare la piattaforma Agriplace:
Utilizzate ampiamente la versione di prova per comprendere tutte le funzioni.
Coinvolgete attivamente i diversi reparti nell'uso della piattaforma.
Esplorate le funzionalità di richiesta e notifica automatica per ottenere il massimo beneficio.
Incoraggiate il team a esplorare attivamente la piattaforma per sviluppare una migliore comprensione delle possibilità e dei benefici.
"Nel complesso, la piattaforma Agriplace non solo ha ottimizzato i nostri processi di gestione della conformità, ma ha anche portato a un aumento dell'efficienza, maggiore sicurezza durante gli audit e un miglior servizio clienti. Biofrusan ha trovato l'implementazione e l'inserimento di Agriplace piacevoli e facili."
"Tutte le domande durante la fase di introduzione hanno ottenuto risposte chiare e l'interfaccia utente si è dimostrata molto intuitiva. La versione di prova mi ha permesso di esplorare a fondo le funzioni, facilitando la comprensione. Anche per persone meno esperte di tecnologia, utilizzare Agriplace è stato semplice ed efficace. Inoltre, la piattaforma è in continua evoluzione, rendendo sempre più facile il suo utilizzo. Va sottolineato anche il supporto clienti, poiché gli impiegati di Agriplace sono sempre pronti a rispondere a domande ed aiutare attivamente in caso di dubbi."