"La communication interne entre le service achats et la gestion de la qualité s'est nettement améliorée, car chacun peut désormais accéder aux mêmes informations actualisées via la plateforme. Agriplace nous offre sécurité et confiance, en particulier lors de la préparation des audits, et permet à nos équipes de se concentrer davantage sur les tâches stratégiques. Dans l'ensemble, Agriplace a été une véritable révolution pour Windau!"
– Arlene Breckenkamp, Gestion de la qualité, Windau
À propos de Windau
Depuis 1976, Windau, basé en Allemagne, vise à produire les meilleures saucisses — avec et sans viande ! Windau s'est forgé une réputation de fabricant de produits de charcuterie de haute qualité, combinant les meilleurs ingrédients avec un savoir-faire artisanal traditionnel. Leur gamme de produits comprend des saucisses et des spécialités de jambon de haute qualité, ainsi que des alternatives innovantes sans viande, répondant aux exigences élevées de qualité et de durabilité de nombreux clients.
Gestion inefficace des documents fournisseurs due à des processus manuels chronophages
Windau faisait face à un système de gestion de documents fournisseurs de plus en plus complexe. Avant l'introduction d'Agriplace, la gestion de documents tels que les spécifications, les déclarations de conformité, les certificats (par ex. ITW, BeterLeven, Bio, Halal) et les preuves OGM était principalement manuelle. Des tableaux Excel étaient créés pour les fournisseurs et les produits, comme la viande, les boyaux ou les épices, pour gérer et suivre les flux de documents. De plus, une fonction Excel signalait visuellement l'expiration d'un document dans les 15 ou 30 prochains jours. Sur cette base, les fournisseurs étaient contactés par email pour demander des documents à jour.
Cependant, ce processus était extrêmement chronophage et posait les problèmes suivants:
Surcharge de travail : Plusieurs fournisseurs devaient être contactés simultanément, entraînant une avalanche d'emails. La vérification et l'archivage manuels des documents prenait une partie importante de la journée de travail.
Perte de visibilité : Malgré les systèmes établis, des échéances importantes étaient parfois négligées. Après les week-ends ou les journées de travail intenses, on réalisait souvent trop tard que certains documents avaient déjà expiré.
Demandes répétées : Les fournisseurs ne répondaient pas toujours immédiatement, obligeant à renvoyer des emails par différents départements. Ce processus manuel répétitif entraînait frustration et inefficacité.
Archivage opaque : Stocker et retrouver des documents dans divers dossiers — triés par fournisseurs, types de documents et années — rendait difficile l'accès rapide à des informations importantes.
Une plateforme centrale pour la gestion automatisée des documents et l'intégration avec des bases de données externes
Pour répondre à ces défis, Windau a décidé de mettre en place Agriplace, une plateforme numérique de gestion des documents fournisseurs. La décision a été motivée par les fonctionnalités suivantes :
Demandes de documents automatisées : Agriplace gère désormais automatiquement les demandes et le suivi des documents. Au lieu d'envoyer manuellement des emails, la plateforme gère les délais et permet la mise à jour des documents en temps et en heure.
Plateforme centrale et intégration avec des bases de données externes : Tous les documents sont désormais stockés en un seul endroit. Cela permet aux employés des achats et de la gestion de la qualité d'accéder rapidement et facilement à tous les documents importants. En outre, Windau utilise les connexions aux bases de données externes comme TRACES (EU-Bio), BRCGS et QS pour accéder automatiquement aux certifications et informations pertinentes, simplifiant ainsi la mise à jour et la validation des données fournisseurs.
Augmentation de l'efficacité : En automatisant les demandes et en centralisant le stockage, les processus manuels chronophages ont été éliminés. L'équipe peut désormais se concentrer sur des tâches plus importantes, la gestion des documents fournisseurs prenant moins de temps.
Gestion inter-produits et groupes d'articles : Agriplace est utilisé chez Windau pour divers produits et groupes d'articles, notamment :
Produits carnés : Pour les fournisseurs de viande, tous les documents pertinents tels que les spécifications et les certificats sont collectés et gérés.
Boyaux et matériaux d'emballage : Des catégories spécifiques gèrent les déclarations de conformité et les spécifications matérielles pour ce groupe d'articles.
Épices et additifs : Tous les documents pour ces groupes de produits sont également centralisés, améliorant considérablement le processus d'achat.
Articles techniques : À l'avenir, Windau prévoit de gérer des documents tels que les spécifications des machines et les fiches techniques pour les aides à la production via la plateforme.
Chaque groupe de produits est géré en collaboration entre les départements des achats, de la gestion de la qualité et technique pour garantir que les documents pertinents soient accessibles et à jour pour chaque service.
Transparence interne : La communication interne entre les services achats et gestion de la qualité s'est nettement améliorée. Tous les départements concernés peuvent accéder aux mêmes données et sont toujours à jour. Par exemple, le service achats peut rapidement vérifier si les spécifications nécessaires pour une commande sont disponibles sans avoir à interroger le service qualité.
Réduction du travail manuel, amélioration de la gestion des données fournisseurs et préparation constante aux audits
Depuis l'introduction d'Agriplace, Windau a constaté une amélioration significative de l'efficacité de la gestion des documents. Les demandes de documents automatisées et la base de données centrale ont permis de réduire considérablement la charge de travail et d'améliorer la visibilité. Des documents importants tels que les spécifications, les déclarations de conformité et les certificats sont désormais gérés de manière systématique et à temps.
Grâce à la connexion avec des bases de données externes comme BRCGS et QS, Windau est toujours à jour lorsqu'il y a des changements chez les fournisseurs ou dans les certifications pertinentes. Par exemple, grâce à la connexion BRCGS, Windau a été immédiatement informé lorsqu'un fournisseur de viande clé a changé de nom et de numéro GLN, une information qui aurait pu être négligée auparavant.
De plus, l'équipe se sent mieux préparée pour les audits à venir. Avec une gestion centralisée et un tableau de bord clair, tous les documents nécessaires peuvent être rapidement accessibles en cas d'inspection d'audit. Cela donne non seulement confiance à l'entreprise, mais permet également de gagner un temps précieux lors de la préparation et de la réalisation des audits.
Une collaboration fluide entre les départements achats, gestion de la qualité et technique
Avec l'introduction d'Agriplace, Windau a franchi une étape importante vers la digitalisation et a gagné en efficacité. La gestion des documents fournisseurs est désormais non seulement plus simple et rapide, mais aussi plus sûre et transparente. Grâce aux connexions avec les bases de données EU-Bio, BRCGS et QS, les informations pertinentes sur les fournisseurs et les certifications sont automatiquement mises à jour, réduisant ainsi considérablement les efforts de vérification manuelle.
Les avantages d'Agriplace sont exploités dans divers départements chez Windau, allant des achats à la gestion de la qualité en passant par les départements techniques. Cela signifie que tous les documents importants pour des groupes de produits tels que la viande, les boyaux, les épices, les matériaux d'emballage et les aides techniques sont désormais gérés de manière centralisée et accessibles à tous les départements concernés. Cela fluidifie la collaboration et aide l'entreprise à se préparer plus efficacement aux audits et autres contrôles de qualité.
Les retours de l'équipe et des fournisseurs ont été extrêmement positifs. Le système permet non seulement de gagner du temps et de réduire la complexité de la gestion des documents, mais aussi d'améliorer la communication entre les départements et d'accroître la transparence tout au long du processus. Windau prévoit d'étendre encore l'utilisation d'Agriplace à l'avenir pour numériser encore plus de processus et optimiser la collaboration entre différents départements.
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