Auch die interne Kommunikation zwischen den Einkaufsabteilungen und Qualitätsmanagement hat sich deutlich verbessert, da jeder jetzt über die Plattform auf die gleichen, aktuellen Informationen zugreifen kann. Agriplace gibt uns vor allem bei der Auditvorbereitung Sicherheit und verschafft unseren Teams mehr Zeit, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Insgesamt war Agriplace für Windau ein echter Durchbruch!”
– Arlene Breckenkamp, Qualitätsmanagement, Windau
Über die Firma Windau
Seit 1976 verfolgt die Firma Windau mit Sitz in Deutschland das Ziel, die beste Wurst herzustellen – und das nicht nur mit Fleisch, sondern auch ohne! Windau hat sich als Hersteller von hochwertigen Wurstwaren einen Namen gemacht und kombiniert beste Zutaten mit traditionellem Handwerk. Zu ihrem Sortiment gehören hochwertige Wurstwaren und Schinkenspezialitäten sowie auch innovative fleischlose Alternativen, mit denen Windau zahlreiche Kunden beliefert, die hohe Ansprüche an Qualität und Nachhaltigkeit stellen.
Ineffizientes Dokumentenmanagement durch zeitaufwändige manuelle Prozesse
Die Firma Windau stand vor der Herausforderung, ein zunehmend komplexes Lieferantendokumentenmanagement zu bewältigen. Vor der Einführung von Agriplace erfolgte die Verwaltung von Dokumenten wie Spezifikationen, Konformitätserklärungen, Zertifikaten (z.B. ITW, BeterLeven, Bio, Halal) und GVO-Nachweisen weitgehend manuell. Excel-Tabellen, die für verschiedene Lieferanten und Produkte wie Fleisch, Därme oder Gewürze erstellt wurden, dienten zur Verwaltung und zum Nachverfolgen von Dokumentenabläufen. Es wurde zum Beispiel eine Excel-Funktion eingerichtet, die visuell signalisierte, wenn ein Dokument innerhalb der nächsten 15 oder 30 Tage ablief. Auf dieser Basis wurden dann die Lieferanten per E-Mail kontaktiert, um aktuelle Dokumente anzufordern.
Dieser Prozess war jedoch äußerst zeitaufwendig und führte häufig zu Problemen:
Arbeitsüberlastung: Mehrere Lieferanten mussten gleichzeitig angefragt werden, was eine Flut von E-Mails zur Folge hatte. Die manuelle Kontrolle und Ablage der Dokumente kostete regelmäßig einen Großteil des Arbeitstages.
Verlust des Überblicks: Trotz der eingerichteten Systeme gingen wichtige Fristen manchmal unter. Insbesondere nach Wochenenden oder intensiven Arbeitstagen wurde erst später bemerkt, dass einige Dokumente bereits abgelaufen waren.
Mehrfache Anfragen: Häufig reagierten Lieferanten nicht sofort auf die Anfragen, was das erneute Versenden von E-Mails durch verschiedene Abteilungen notwendig machte. Dieser wiederholte manuelle Prozess führte zu Frustration und Ineffizienz.
Intransparente Ablage: Das Speichern und Auffinden der Dokumente in verschiedenen Ordnern – aufgeteilt nach Lieferanten, Dokumentenarten und Jahreszahlen – erschwerte das schnelle Auffinden wichtiger Informationen.
Eine zentrale Plattform für automatisiertes Dokumentenmanagement und Integration mit externen Datenbanken
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich Windau für die Einführung von Agriplace, einer digitalen Plattform zur Verwaltung von Lieferantendokumenten. Die Entscheidung fiel aufgrund der folgenden Vorteile:
Automatisierte Dokumentenanfragen: Agriplace übernimmt nun das Anfordern und Nachverfolgen von Dokumenten automatisch. Anstatt manuell E-Mails zu versenden, verwaltet die Plattform die Fristen und sorgt dafür, dass Dokumente rechtzeitig aktualisiert werden.
Zentrale Plattform und Anbindung externer Datenbanken: Alle Dokumente sind nun an einem zentralen Ort abgelegt. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern im Einkauf und Qualitätsmanagement, schnell und unkompliziert auf alle wichtigen Unterlagen zuzugreifen. Zudem nutzt Windau die Datenbankanbindung zu externen Datenbanken wie TRACES (EU-Bio), BRCGS und QS, um automatisiert auf relevante Zertifizierungen und Informationen zuzugreifen. Diese Verknüpfung erleichtert die Aktualisierung und Validierung der Lieferantendaten und reduziert den manuellen Aufwand erheblich.
Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung der Anfragen und die zentrale Ablage entfallen zeitaufwendige manuelle Prozesse. Das Team kann sich nun auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, da die Verwaltung der Lieferantendokumente weniger Zeit in Anspruch nimmt.
Produkt- und Artikelgruppenübergreifende Verwaltung: Agriplace wird bei Windau für verschiedene Produkt- und Artikelgruppen eingesetzt. Darunter fallen:
Fleischprodukte: Für Lieferanten von Fleisch werden alle relevanten Dokumente wie Spezifikationen und Zertifikate gesammelt und verwaltet.
Därme und Verpackungsmaterialien: Hier gibt es eigene Kategorien zur Verwaltung von Konformitätserklärungen anderer Konformitätsnachweisen und Materialangaben.
Gewürze und Hilfsstoffe: Auch für diese Artikelgruppen werden alle Dokumente zentral erfasst, was den Einkaufsprozess deutlich effizienter gestaltet.
Technische Artikel: In Zukunft plant Windau, auch Dokumente wie Maschinenspezifikationen und technische Datenblätter für Produktionshilfsstoffe über die Plattform zu verwalten.
Jede dieser Produktgruppen wird in Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen Einkauf, Qualitätsmanagement und Technik verwaltet, um sicherzustellen, dass die richtigen Dokumente für jede Abteilung zugänglich und aktuell sind.
Interne Transparenz: Der interne Austausch zwischen Einkauf und Qualitätsmanagement hat sich deutlich verbessert. Alle relevanten Abteilungen können auf dieselben Daten zugreifen und sind stets auf dem aktuellen Stand. So kann beispielsweise der Einkauf schnell prüfen, ob die notwendigen Spezifikationen für eine Bestellung vorliegen, ohne extra bei der Qualitätsmanagementabteilung nachfragen zu müssen.
Weniger manueller Aufwand, effizienteres Lieferantendatenmanagement und jederzeitig bereit fürs Audit
Seit der Einführung von Agriplace konnte Windau eine deutliche Verbesserung in der Effizienz des Dokumentenmanagements verzeichnen. Die automatische Dokumentenanfrage und die zentrale Datenbank führten zu einer erheblichen Arbeitsentlastung und besseren Übersicht. Wichtige Dokumente wie Spezifikationen, Konformitätserklärungen und Zertifikate werden nun termingerecht und systematisch verwaltet.
Durch die Anbindung an externe Datenbanken wie BRCGS und QS bleibt Windau stets auf dem neuesten Stand, wenn sich bei Lieferanten oder relevanten Zertifizierungen etwas ändert. Ein Beispiel: Durch die BRCGS-Anbindung erfuhr Windau sofort, als ein wichtiger Fleischlieferant seinen Namen und seine GLN-Nummer änderte – eine Information, die früher möglicherweise übersehen worden wäre.
Zudem fühlt sich das Team besser auf bevorstehende Audits vorbereitet. Durch die zentrale Verwaltung und das übersichtliche Dashboard kann im Falle einer Auditprüfung schnell auf alle benötigten Dokumente zugegriffen werden. Dies gibt dem Unternehmen nicht nur Sicherheit, sondern spart auch wertvolle Zeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Audits.
Nahtlose Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Qualitätsmanagement und IT"
Mit der Einführung von Agriplace hat Windau einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung gemacht. Die Verwaltung von Lieferantendokumenten ist nun nicht nur einfacher und schneller, sondern auch sicherer und transparenter. Dank der Datenbankanbindungen an EU-Bio, BRCGS und QS werden relevante Informationen zu Lieferanten und Zertifizierungen automatisch aktualisiert, was den Aufwand für manuelle Prüfungen deutlich reduziert.
Die Vorteile von Agriplace werden bei Windau in verschiedenen Abteilungen genutzt – vom Einkauf über das Qualitätsmanagement bis hin zur Technik. Das bedeutet, dass alle wichtigen Dokumente für Produktgruppen wie Fleisch, Därme, Gewürze, Verpackungsmaterialien und technische Hilfsstoffe nun zentral verwaltet werden und für alle relevanten Abteilungen zugänglich sind. Dies ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit und trägt dazu bei, dass das Unternehmen sich effizienter auf Audits und andere Qualitätsprüfungen vorbereiten kann.
Die Rückmeldungen aus dem Team sowie von Lieferanten sind durchweg positiv. Das System spart nicht nur Zeit und reduziert die Komplexität des Dokumentenmanagements, sondern sorgt auch für eine verbesserte Kommunikation zwischen den Abteilungen und eine höhere Transparenz im gesamten Prozess. Windau plant, die Nutzung von Agriplace in Zukunft weiter auszubauen, um noch mehr Prozesse zu digitalisieren und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen weiter zu optimieren.
Möchten Sie erfahren, wie Agriplace Ihnen helfen kann, das Lieferantenmanagement zu automatisieren? Nehmen Sie hier Kontakt mit uns auf: https://www.agriplace.com/contact?lang=de