"Daarnaast is de interne communicatie tussen de inkoopafdeling en het kwaliteitsmanagement aanzienlijk verbeterd, omdat iedereen nu toegang heeft tot dezelfde up-to-date informatie via het platform. Agriplace biedt ons veiligheid en vertrouwen, vooral bij de voorbereiding van audits, en geeft onze teams meer tijd om zich te richten op strategische taken. In het algemeen is Agriplace een echte doorbraak geweest voor Windau!"
- Arlene Breckenkamp, Kwaliteitsbeheer, Windau
Over Windau
Sinds 1976 streeft Windau, gevestigd in Duitsland, ernaar om de beste worsten te produceren - niet alleen met vlees, maar ook zonder! Windau heeft een reputatie opgebouwd als producent van hoogwaardige worstproducten, waarbij de beste ingrediënten worden gecombineerd met traditioneel vakmanschap. Hun productassortiment omvat hoogwaardige worstproducten en hamspecialiteiten, maar ook innovatieve en vleesvrije alternatieven, waarmee ze talloze klanten bedienen die hoge eisen stellen aan kwaliteit en duurzaamheid.
Inefficiënt leveranciersdocumentbeheer door tijdrovende handmatige processen
Windau stond voor de uitdaging om een steeds complexer systeem voor het beheer van leveranciersdocumenten te beheren. Vóór de introductie van Agriplace was het beheer van documenten zoals specificaties, conformiteitsverklaringen, certificaten (bijv. ITW, BeterLeven, Bio, Halal) en GMO-bewijs grotendeels handmatig. Er werden Excel spreadsheets gemaakt voor leveranciers en producten zoals vlees, darmen of specerijen en deze werden gebruikt om de documentworkflows te beheren en bij te houden. Daarnaast werd er een Excel-functie ingesteld om visueel aan te geven wanneer een document binnen de komende 15 of 30 dagen zou verlopen. Op basis hiervan werd per e mail contact opgenomen met leveranciers om bijgewerkte documenten aan te vragen.
Dit proces was echter zeer tijdrovend en leidde vaak tot de volgende problemen:
Overbelasting van het werk: Er moest gelijktijdig contact worden opgenomen met meerdere leveranciers, wat resulteerde in een stortvloed aan e-mails. Het handmatig controleren en archiveren van documenten nam regelmatig een aanzienlijk deel van de werkdag in beslag.
Verlies van overzicht: Ondanks de bestaande systemen bleven belangrijke deadlines soms onopgemerkt. Vooral na weekenden of intensieve werkdagen realiseerde men zich pas later dat sommige documenten al verlopen waren.
Meerdere verzoeken: Leveranciers reageerden vaak niet direct op vragen, waardoor verschillende afdelingen e-mails opnieuw moesten versturen. Dit herhaalde handmatige proces leidde tot frustratie en inefficiëntie.
Intransparante archivering: Het opslaan en terugvinden van documenten in verschillende mappen, gesorteerd op leveranciers, documenttypes en jaren, maakte het moeilijk om belangrijke informatie snel terug te vinden.
Eén centraal platform voor geautomatiseerd documentbeheer en integratie met externe databases
Om deze uitdagingen aan te gaan, besloot Windau Agriplace te implementeren, een digitaal platform voor het beheer van leveranciersdocumenten. De beslissing was gebaseerd op de volgende voordelen:
Geautomatiseerde documentaanvragen: Agriplace regelt nu automatisch het aanvragen en bijhouden van documenten. In plaats van handmatig e-mails te versturen, beheert het platform deadlines en zorgt het ervoor dat documenten op tijd worden bijgewerkt.
Centraal platform en integratie met externe databases: Alle documenten worden nu op één centrale locatie opgeslagen. Hierdoor hebben medewerkers van inkoop en kwaliteitsmanagement snel en eenvoudig toegang tot alle belangrijke documenten. Daarnaast maakt Windau gebruik van de databaseverbindingen met externe databases zoals TRACES (EU-Bio), BRCGS en QS om automatisch toegang te krijgen tot relevante certificeringen en informatie. Deze koppeling vereenvoudigt het bijwerken en valideren van leveranciersgegevens en vermindert de handmatige inspanning aanzienlijk.
Efficiëntieverbetering: Door aanvragen te automatiseren en opslag te centraliseren, zijn tijdrovende handmatige processen geëlimineerd. Het team kan zich nu richten op belangrijkere taken, omdat het beheren van leveranciersdocumenten minder tijd kost.
Product-en artikel beheer: Agriplace wordt bij Windau gebruikt voor verschillende product- en artikelgroepen, waaronder:
Vleesproducten: Voor vleesleveranciers worden alle relevante documenten zoals specificaties en certificaten verzameld en beheerd.
Omhulsels en verpakkingsmaterialen: Er bestaan afzonderlijke categorieën voor het beheer van conformiteitsverklaringen van andere conformiteitscertificaten en materiaalspecificaties voor deze specifieke artikelgroep.
Kruiden en hulpstoffen: Alle documenten voor deze productgroepen worden ook centraal verzameld, wat het inkoopproces aanzienlijk verbetert.
Technische artikelen: In de toekomst is Windau van plan om documenten zoals machinespecificaties en technische gegevensbladen voor productiehulpmiddelen via het platform te beheren.
Elk van deze productgroepen wordt beheerd in samenwerking tussen de afdelingen inkoop, kwaliteitsbeheer en techniek om ervoor te zorgen dat de juiste documenten toegankelijk en up-to-date zijn voor elke afdeling.
Interne transparantie: De interne communicatie tussen inkoop en kwaliteitsmanagement is aanzienlijk verbeterd. Alle relevante afdelingen hebben toegang tot dezelfde gegevens en zijn altijd op de hoogte. Inkoop kan bijvoorbeeld snel controleren of de benodigde specificaties voor een bestelling beschikbaar zijn, zonder dat de afdeling kwaliteitsmanagement hiernaar hoeft te vragen.
Vermindering van handmatig werk, verbetering van het leveranciersdatabeheer en altijd klaar voor de audit
Sinds de introductie van Agriplace heeft Windau een aanzienlijke verbetering gezien in de efficiëntie van documentbeheer. De geautomatiseerde documentaanvragen en de centrale database hebben geleid tot een aanzienlijke vermindering van de werklast en een beter overzicht. Belangrijke documenten zoals specificaties, conformiteitsverklaringen en certificaten worden nu systematisch en op tijd beheerd.
Door de koppeling met externe databases zoals BRCGS en QS is Windau altijd op de hoogte van wijzigingen bij leveranciers of relevante certificeringen. Via de BRCGS verbinding werd Windau bijvoorbeeld onmiddellijk op de hoogte gebracht toen een belangrijke vleesleverancier zijn naam en GLN-nummer veranderde - informatie die eerder misschien over het hoofd werd gezien.
Bovendien voelt het team zich beter voorbereid op komende audits. Met gecentraliseerd beheer en een duidelijk dashboard zijn alle benodigde documenten snel toegankelijk in het geval van een audit. Dit geeft het bedrijf niet alleen vertrouwen, maar bespaart ook kostbare tijd bij het voorbereiden en uitvoeren van audits.
Naadloze samenwerking tussen de inkoop-, kwaliteitsbeheer- en technische afdelingen
Met de introductie van Agriplace heeft Windau een belangrijke stap gezet richting digitalisering en efficiencyverbetering. Het beheer van leveranciersdocumenten is nu niet alleen eenvoudiger en sneller, maar ook veiliger en transparanter. Dankzij de integraties met EU-Bio, BRCGS en QS wordt relevante informatie over leveranciers en certificeringen automatisch bijgewerkt, waardoor de inspanning voor handmatige controles aanzienlijk wordt verminderd.
De voordelen van Agriplace worden gebruikt door verschillende afdelingen bij Windau - van inkoop tot kwaliteitsmanagement tot technische afdelingen. Dit betekent dat alle belangrijke documenten voor productgroepen zoals vlees, darmen, kruiden, verpakkingsmaterialen en technische hulpmiddelen nu centraal worden beheerd en toegankelijk zijn voor alle relevante afdelingen. Dit vergemakkelijkt een naadloze samenwerking en helpt het bedrijf om zich efficiënter voor te bereiden op audits en andere kwaliteitscontroles.
De feedback van het team en de leveranciers is overweldigend positief. Het systeem bespaart niet alleen tijd en vermindert de complexiteit van documentbeheer, maar verbetert ook de communicatie tussen afdelingen en verhoogt de transparantie in het hele proces. Dankzij een centrale database en integratie met externe systemen hebben de afdelingen van Windau nu op elk moment toegang tot actuele en relevante informatie. Windau is van plan om het gebruik van Agriplace in de toekomst verder uit te breiden om nog meer processen te digitaliseren en de samenwerking tussen verschillende bedrijfsonderdelen te optimaliseren.
Bent u benieuwd hoe Agriplace u kan helpen bij het centraliseren van de gegevensverzameling en het beheer van leveranciers? Neem dan hier contact met ons op: https://www.agriplace.com/contact